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Répondre à un appel d’offre pour les nuls

Les appels d’offres peuvent sembler intimidants et parfois incompréhensibles. N’ayez crainte : cet article vous aidera à comprendre le jargon, à comprendre la longue liste de règles et à vous sentir plus confiant lorsque la prochaine opportunité de répondre à un appel d’offres se présentera.

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Les entreprises, en particulier celles qui sont financées par des fonds publics d’une manière ou d’une autre, proposent des opportunités sous la forme d’un appel d’offres afin d’assurer des conditions de concurrence équitables, la transparence et d’éviter les délits d’initiés. Pour y parvenir, les appels d’offres se présentent sous diverses formes, allant d’opportunités à faible valeur où vous pouvez soumissionner pour un ou plusieurs lots (éléments d’un service) à des accords-cadres où vous pouvez gagner une place auprès de leur fournisseur préféré. Ils peuvent être à durée déterminée ou prorogeables. Tous ont leur place et chacun est décidé en fonction de la nature du bien ou du service requis.

En tant que fournisseur, vous pouvez répondre par vous-même ou vous pouvez choisir de vous lancer dans une joint-venture avec d’autres sociétés concernées pour constituer une offre de services complète. Quoi qu’il en soit, le strict nécessaire doit être couvert dans votre réponse (et de préférence davantage, bien que des informations supplémentaires puissent ne pas être autorisées dans des processus plus stricts). Voici les bases !

Comment répondre correctement à appel d’offres ?

Soyez réactifs :

Les appels d’offres sont souvent annoncés à quelques endroits. Tous les appels d’offres, selon le type, doivent être publiés pendant une durée déterminée avant la date de clôture. Un bon point de départ pour rechercher des opportunités est dans les journaux plus sérieux, les magazines de l’industrie (en ligne ou hors ligne) et les sites Web de conseils. Plus tôt vous serez informé d’un appel d’offres, plus vous aurez de temps pour répondre complètement. Si vous disposez d’un budget pour développer de nouvelles activités, envisagez d’en investir une partie dans des frais d’abonnement sur des sites spécialisés afin que des informations plus détaillées vous soient envoyées.

Prenez le temps de tous lire attentivement :

Qu’il s’agisse d’un simple e-mail informant d’une instruction ou autre ou de la documentation complète de l’appel d’offres, prenez le temps de tout lire. Même les appels d’offres pour des services similaires annoncés par la même organisation peuvent présenter des différences subtiles. Manquez quelque chose et vous pourriez constater que votre réponse est disqualifiée pour la plus infime des raisons. Avec les règles d’équité en jeu, ne vous attendez pas à ce qu’une exception soit faite, même s’il s’agit d’une véritable erreur d’omission. Voyez s’ils ont noté une pondération. Ils peuvent s’attendre à beaucoup de coûts similaires et accorder une plus grande valeur à la qualité ou à la prestation de services. Gardez ces pondérations à l’esprit lorsque vous rédigez votre réponse.

Examinez l’adéquation demandes-vos besoins :

Le temps que vous et votre personnel passez à préparer une réponse reste un coût ; un surcoût. Regardez le volume de travail prévu sur la durée du contrat. S’il s’agit d’un cadre (liste de fournisseurs privilégiés), combien d’autres fournisseurs figureront sur cette liste ? Serez-vous en concurrence avec d’énormes conglomérats avec des tonnes d’argent et de personnel ? Si vous faites une offre conjointe avec une autre entreprise, savez-vous si elle est à la hauteur ? Utilisez ces informations et bien d’autres, que vous pouvez recueillir à partir des spécifications, pour déterminer si cela vaut la peine d’y aller.

Demandez des éclaircissements :

S’il manque des informations dans la spécification que vous devez connaître pour élaborer une réponse viable, demandez ! Si un point ou une clause semble déroutant ou peu clair, demandez qu’il soit précisé. Les soumissionnaires s’attendent à des demandes de clarification et ont souvent cet aspect prévu dans leur processus. Le plus souvent, toutes les demandes de clarification recevront une réponse en une seule fois, à une date précise, avec toutes les questions et réponses publiées à tous les autres intervenants potentiels.

Notez toutes les échéances :

Ensuite, donnez-vous du temps pour respecter ces délais, et un peu plus. Vous ne savez jamais quand le photocopieur ou l’imprimante tombera en panne ou que la personne sur laquelle vous comptez pour une partie du contenu tombera malade. De même, avec les réponses soumises par voie électronique via le portail électronique des soumissionnaires (site Web de passation des marchés), donnez-vous le temps de télécharger les documents et de prendre en compte les problèmes informatiques. Bien que vous ne puissiez pas tout planifier, essayez de vous donner une certaine marge de manœuvre afin de ne pas vous précipiter pour terminer à la dernière minute. Une réponse précipitée est une recette pour manquer quelque chose de crucial.

Relisez tout à nouveau :

Combien de copies de la réponse ont-ils besoin et dans quel format ? Êtes-vous autorisé à inclure des informations complémentaires, telles que des brochures ? Avez-vous besoin d’inclure les CV de toutes les personnes impliquées dans la livraison du travail ? Autres certificats de sécurité ? Pouvez-vous marquer votre réponse ou doit-elle être uniquement dans le format qu’ils vous ont envoyé ? N’importe laquelle de ces choses pourrait disqualifier tout votre travail acharné.

Attention à la présentation :

Une réponse débraillée en dit long sur l’entreprise qui l’a envoyée. Indépendamment des pondérations spécifiées ou des limitations extrêmement strictes des réponses, la présentation globale doit être intelligente et propre. Si vous avez la possibilité de personnaliser votre réponse avec votre identité d’entreprise, faites-le.

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